黄陵县档案局“档案数字化加工” 将有效提高办公效率

档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措。随着城市的发展和进步，各行各业档案的形成越来越多，类别越来越细，而传统手工作业方法已经呈现出了许多弊端：效能低、错误多、易损毁、易丢失。反之档案数字化较传统档案管理有不可替代的先进性：提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护、便于利用查找。档案数字化建设在当前档案管理工作中势在必行。为加快馆藏档案数字化进程，提高档案现代化管理水平，黄陵县档案局（馆）早谋划、早布置，于4月中旬完成数字化项目公开招标及业务对接工作，5月初数字化公司正式进驻并开工建设。黄陵县档案局对此项目高度重视，并对数字化公司提出严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》要求，建立健全各项工作规范，做好上岗前各项培训，特别是保密培训。为更好地完成该项任务，黄陵县档案局采取了：一是加强保密管理，签订保密责任书；二是在场所内外安置了全方位视频监控系统；三是设立了个人储物箱、手机寄存点；四是落实了专人监管、分级负责、抽查检查制度；五是制定档案出入库房登记及数字化加工监管记录；六是周汇报、月总结，及时掌握档案数字化加工开展情况及存在问题，这六项措施的施行对防止档案损坏、丢失、泄密事件的发生，高速高效高质量完成档案数字化加工项目提供了有力保障黄陵县档案局（馆）计划分三个年度分步实施，完成现有馆藏纸质档案的扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、目录完善及数据备份等档案数字化工作。。此次数字化加工项目共投入工作人员16名，电脑11台，扫描仪6台，打印机1台，档案架9个，五节柜1组及办公桌椅8套。黄陵县档案数字化的全面实施，将在未来黄陵档案管理工作中实现“双套制”管理、异地异质备份、电脑快速查阅，便捷安全利用，为黄陵县档案工作指引了新的方向，为档案事业发展开辟了新模式、提供了新路径。