协同办公软件如何改变中小企业的命运

本文从企业普遍存在的现象，并以中小企业如何控制成本为例讲解协同办公软件如何改变中小企业的命运。

2009年，后金融危机时代的第一年，全球经济不振，中国出口严重受阻，带来经济增长的全面下滑。为确保企业生存，大、中、小型企业都在寻找自己的出路，许多企业的战略由出口调整为内销，在国家的宏观政策调控下，取得了一定的效果。当然在这样严峻的年份中，倒下的企业也不在少数，究其原因真的只是出口遇阻的问题吗？显然并不确切，依然屹立的大、中、小企业是如何驱赶所谓的09年金融危机的寒冬的呢？除了高瞻远瞩外，还要练就能承受狂风暴雨的内功。那么作为中小企业的一份子，我们该如何去练就好内功呢？无疑从时间、成本上提高企业的内部工作效率是诸多方法中重要的一环，在日益激烈的竞争市场中，协同软件对企业具有非常良好的应用价值，特别是针对中小企业，协同办公软件以解决企业内部协同办公为主要目标，着力于提升企业管理的规范化以及提高工作效率、加强核心竞争力。 

让我们以两个企业常见的小问题来看看实现协同办公的必要性。

1、普遍企业都会出现员工“瞎忙”现象

越来越多的员工抱怨说“上司安排给自己的工作堆积成山了，怎么努力也好像完不成，这个周末估计又没有休息，需要加班了。”这样的例子比比皆是；而另外一边是老板和管理层发出来的声音，为什么员工都在办公室里面，却看不到员工做了哪些实际的工作，有些什么工作成效，这不但浪费了企业的时间，同时也浪费了员工的时间，是不是这位员工不能胜任他的工作？老板把业绩不好全都归咎在此，而员工却是叫苦连天。如何去架构企业内部有效沟通的桥梁呢？

这个桥梁可以由协同办公软件来承担，因为从本质上来看，协同办公软件是解决公司内部问题的最佳平台，也是提升公司内部管理水平的一种重要工具。从管理软件角度来说，协同办公软件不单单是单纯的应用软件，是架构员工和老板之间有效协同沟通的桥梁，长远来看是符合企业的发展需要的，同时也是蕴含着深刻管理思想的应用管理软件。 

此外，通过协同办公软件工作流可以解决流程审批太长、信息不能快速传递等体现员工“瞎忙”的现象。流程是企业日常运营的基础。一个企业的效率低下，首先应检查：企业的流程是否合理，是否简洁和高效，能否有改进的地方，改进的可能性有多大。流程体现企业的一种文化，自定义的流程、简单化的流程更方便员工的操作，把繁琐的工作变成简单，从而把员工从传统低效的工作中释放出来；而协同办公软件内部的日程管理和工作日志则很好的把信息不能快速传递造成的不必要的困扰很好的解决了。每个老板都想了解员工的工作时间、工作动态，通过日程管理和工作日志就可以很清楚的了解到员工每天的工作计划，什么时间做了哪些事情，可以了解员工本周的工作总结和下周的工作计划，可以让老板或者管理层更好的支配员工的工作，随时提供决策调整思路，从而更合理的利用有效时间，提高每个员工的工作效率；工作日志可以分享出员工的收获以及留下了哪些问题是需要企业协助去解决的。综上所述，协同办公软件为解决企业内部沟通提供了很好桥梁，将先进的管理思想注入到中小企业当中，进而大幅的提高企业的办公效率，提升中小企业的市场竞争力。 

2、中小企业究竟该如何控制成本

缺少信息化资金准备的企业，对信息化的投入一般觉得比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上中小企业协同办公软件(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性，节省成本的同时完善了企业内部的工作效率。相对来说，外资合资企业、港澳台企业早就非常注重固定资产管理，就比如一份普通的企业宣传单张，它到底需要不需要花钱，它到底属于不属于固定资产，外资合资、港澳台企业认为它是企业的固定资产，会通过信息化系统去管理固定资产，这些资料由哪个员工出了库存，发放给了客户多少份，有多少是没发放完、还需要重新进入库的，这些企业都是以固定资产管理来实现的。做到从最小的地方去注重成本。而国内的中小企业总是认为那只是一份资料，能多派给客户就多派，不太注重固定资产管理，只要钱花出去了，能见到良好的企业利润就可以了，因而没有意识到微薄成本积累起来一样会给企业造成浪费的后果。

综上所述，在提倡双赢的市场竞争中，协同软件从项目型走向成熟产品型是一个必然的过程。协同办公软件产品也必将向专业品牌靠拢，广东因豪集团旗下的开心协同软件（OA）经过五年市场的洗礼，必将成为（OA）品牌的佼佼者，在管理理念、产品研发、技术架构、售后服务、细节处理上处处体现为广大中小企业着想、贴合中小企业所需，因而必将成为新一轮自主研发信息产品化浪潮中的主力军，成为企业管理创造双赢的一个必胜的战略武器。