转变办公模式 拯救城市发展困境
办公在其他国家也呈快速增长之势。人们依靠一台计算机接入专网或者互联网办公,与组织沟通,与同事协同办公。
以上种种迹象表明,分散化办公将是未来社会的一种不可避免的发展趋势。
四、两种办公模式的比较
信息社会推行分散办公除了因为资源和环境因素所迫之外,效率也是一个不可回避的问题。人往高处走,水往低处流,社会越来越进步。一般来说,促使产品更新换代的前提是新的产品(模式)必须比旧的效率要高,其次才是更省钱、省力、环保、节能、舒适、时尚等其他因素。
比较项目 | 传统集中式主流办公模式 | 未来分布式主流办公模式 |
概念 | 员工从四面八方聚到一个集中的场所办公 | 员工根据各自的情况分散在不同地点进行协同办公,主要有在家办公、分布办公、移动办公三种类型 |
时代背景 | 工业社会 | 信息社会 |
形成原因 | 工业化、城市化、人口聚集、交通发达、流水线生产 | |
优点 | 集中资源、流水线作业、近距离指挥和刚性管理,以军队协同作战为楷模,人员集中,容易形成团队氛围 | 舒缓交通堵塞,节能环保,提高幸福指数,人性化柔性管理,随时随地通过网络协同办公,工作突破时空局限;应对突发性公共事件和极端恶劣天气,规避办公室政治,节省场地租金、面向全球招聘员工,无纸化、自动化办公,培养员工自我管理意识和工作的主动性 |
缺点 | 造成城市爆炸、人员过分聚集、交通堵塞、环境污染,场地租金高昂,公司运营成本高,人际关系复杂,易滋生办公室政治和内耗,工作环境噪杂、容易受干扰,不利员工自我管理和工作主动意识的形成 | 容易弱化团队意识,缺乏自律的人容易自我松懈和放纵 |
沟通方式 | 面谈、电话 | 文字聊天、电话、语音、事频 |
会议形式 | 离开位置,放下手头工作,集中到会议室面对面开会 | 坐在电脑前或用带摄像头的移动终端进行远程事频会议或电话会议,必要时也可召集在一起开会 |
传真方式 | 到传真机前收发纸质传真 | 在电脑或移动终端上收发电子传真 |
办公设备 | 交换机、传真机、打印机、复印机、扫描仪、电话机、纸张、耗材、电脑 | 办公机、电脑或3G手机 |
办公电话 | 离开公司就不能接打办公电话,呼转可接 | 不用呼转,在任何有网络的地方都可接打办公电话,跟在办公室无异 |
组织管理模式 | 职权纵向架构、等级森严、刚性管理,注重ling dao与执行 | 职能扁平架构、等级模糊、柔性管理,注重协调与合作 |
监督方式 | 老板监督干部、干部监督员工,主要靠耳闻目睹,任何一方离开视线之外都无法有效监督,工作状态和绩效多半凭ling dao的主观印象 | 员工自我监管、相互监督,主要通过在线状态、事频、卫星定位、通话记录,有权限的管理员还可以使用录音监听,可以说无论员工身在何处,都无处可逃,工作状态和绩效一目了然 |
分支机构 | 各自为阵,相对独立,难以统一管理,将在外,君令有所不受,组织形散神也散;异地分支机构之间沟通成本高 | 统一电话、统一管理、协同作战,保持同步,没有距离远近的概念,组织形散而神不散;异地分支机构之间沟通成本为零 |
办公成本 | 场地租金、水电费、空调费、纸张耗材费、清洁费 | 可节省大部分费用 |
zi you度 | 朝九晚六,按部就班,不太zi you,容易养成被动、依赖、应付工作的习惯 | 工作突破时空局限,累计工时,zi you度高,有利于个人主观能动性的发挥 |
效率 | 理论上面对面沟通效率较高,但因为容易受到其他外在因素如彼此的好恶、职位、个性、办公环境的影响反而容易造成内耗和办公效率的降低 | 由于所有的数据、交流信息都是通过网络传输,所以基本上是同步的,没有延时和距离感,所以效率很高 |
安全性 | 表面上在众目睽睽下公司资源、数据安全容易得到保障,但由于存在麻痹大意、推诿责任、人浮于事甚至吃里扒外、助纣为虐、贼喊作贼、商业间谍的情况故安全漏洞频发 |
五、拯救城市发展困境的出路:分散办公
无论是通过寻找替代清洁能源来降低污染排放还是大力发展轨道交道、公共交通、错时上下班以缓解交通堵塞都只是治标不治本,不能根本解决困扰城市发展的问题。而只有推行分散办公、在家办公、移动办公(哪怕是部分地),才能大大缓解这一系列问题乃至从源头上根本解决,可以肯定这是目前最佳的途径也是唯一的出路。谁先推行谁先受益,愈早推行愈早获利,是一件利国利民、于人于己、上至祖宗下达子孙后代都是功德无量的大好事!要赶快做!大胆做!全力做!
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