Word文档样式的维护技巧

 　Word用户其实只有两类：一类用户欣赏并使用样式，一类用户从来不用样式。当两类人协作处理同一文档时，许多平常料想不到的麻烦会很快出现。如果你恰好属于那些喜爱使用样式的用户，Word 2003的一项功能会让你更方便地与那些从不使用样式的用户协作。

　　一、问题　

　　编写长篇大论的复杂文档时，规范地使用样式能够轻松地让整个文档保持一致的风ge。例如，假设你原来想要让文档的一级子标题用斜体、粗体显示，但后来觉得去掉斜体更好一些，这时如果要手工格式化，你就得依次寻找每一个子标题并修改格式。但如果你使用了样式，只要重新把样式定义一次，整个文档的所有一级子标题都会根据新的样式定义去掉斜体属性。推而广之，如果你把样式定义保存到了模板，让多个文档保持同样的风ge也变得轻而易举了。

　　但是，Word本身并不在乎你是否使用样式，它不会反对用户手工完成所有的格式改动。这种灵活性的好处甚多，但对于习惯使用样式的人来说，也有一点坏处：如果其他人重新定义了样式，或有人试图调整格式，原来精心设计的文档格式可能会变得乱七八糟，手工改动覆盖了样式定义的格式。

　　如图一所示，有一次我合并了单位里几个同事提交的文档，结果发现，同事们填写标准的工作总结报告模板时，总是免不了改动原来的样式，结果衍生出一大堆的“标题1****”样式。如果你经常收集网上材料，应该也遇到过这样的问题了——Word会自动生成一大堆“普通（网站）****”、“HTML正文****”样式。

　　Word 2003新增了一个“保护文档”功能，它能够禁止用户对某些特定的样式设置格式，而且那些样式是你指定的样式——你可以灵活地调整限制范围。如果你正在设计用于整个单位的文档模板，这一功能尤其有用，你将可以确保所有基于模板的文档都遵从统一的格式标准。下面我们一起看看。

二、问题解决

　　Word 2003新增了一个“保护文档”功能，它能够禁止用户对某些特定的样式设置格式，而且那些样式是你指定的样式——你可以灵活地调整限制范围。如果你正在设计用于整个单位的文档模板，这一功能尤其有用，你将可以确保所有基于模板的文档都遵从统一的格式标准。

　　使用文档保护功能的第一步是创建或打开一个文档或模板，然后在它里面定义一些标准的样式。如果你打算让标准样式用于所有文档，应当直接修改Normal.dot模板。通常，Normal.dot模板位于Documents and Settings<用户名>Application DataMicrosoftTemplates目录下。找到Normal.dot后选中它，按右键，选择“打开”即可。

　　打开文档或模板后，选择菜单“工具→保护文档”。在新出现的任务窗ge中，如图二，选中“限制对选定的样式设置格式”，然后点击下面的“设置”链接，打开“格式设置限制”对话框，如图三。
 

　　图三对话框显示了一个当前文档或模板拥有的样式的清单。初次打开该对话框时，大多数样式名称的前面带有选中标记。你可以从头到尾检查这个清单，对于每一个不想保护的样式，取消其前面的选中标记。不过对于大多数用户来说，需要保护的样式数量总是占少数，所以最好先点击一下“无”按钮（取消所有样式前面的选中标记），然后逐个选中那些需要保护的样式。

　　在图三对话框的下方，你可以看到一个“允许自动套用格式替代格式设置限制”选项，最好不要选中它。

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